7 bước để NỐI MÁY chuyên nghiệp- Tác phong nhận điện thoại

Việc nhận cuộc gọi một cách chuyên nghiệp và nối máy thành thạo ảnh hưởng rất lớn tới hình ảnh của bạn và công ty.

Vì vậy, bài này mình sẽ chia sẻ chi tiết cách thực hiên nối máy cũng như những câu tiếng Nhật hay dùng.

Các bài giúp nâng cao kĩ năng văn phòng khác:

  1. Từ đệm
  2. Sách nâng cao kĩ năng văn phòng

Về cơ bản Nối máy trong tác phong nhận điện thoại gồm 7 bước.

Chi tiết như sau:

1.Bấc máy, chào hỏi:

** Lưu ý:

  • Nói chuyện giọng tươi vui, rõ ràng
  • Luôn chuẩn bị sẵn giấy ghi chú, để khi cần có thể ghi lại thông tin liền

2. Hỏi tên công ty, tên người gọi:

** Lưu ý:

  • Thường người gọi sẽ tự nói thông tin theo phép lịch sự.
  • Nếu không nên hỏi về tên công ty, tên người gọi để tiện ứng xử.

3.Trường hợp nối máy cho người khác thì nhắc lại tên của người được chỉ định

4. Nối máy cho người được chỉ định

** Lưu ý:

  • Khi nhắc lại tên của người trong công ty (đồng nghiệp, cấp trên) do người gọi chỉ định thì tuyệt đối không thêm những hậu tố như さん, さま, chức vụ (部長、課長、社長など)
  • Sau khi nói 少々お待ちください thì bấm nút đợi (保留)rồi mới nói với người được chỉ định về cuộc gọi. Tránh để người gọi nghe nội dung lúc mình đang nói lại với người được chỉ định. Sẽ tạo ấn tượng thiếu chuyên nghiệp.
  • Khi chuyển máy cho người được chỉ định, cần nói rõ thông tin về tên công ty, tên người gọi để người được chỉ định biết người gọi là ai, hình dung về lí do tại sao đối phương lại gọi và KHÔNG phải hỏi lại tên người gọi. Việc hỏi đi hỏi lại tên người gọi trong khi họ đã nói là thất lễ và thiếu chuyên nghiệp. Nếu không nghe lần đầu lúc họ nói thì có thể hỏi lại liền bằng câu bên dưới. Tuyệt đối không giả vờ nghe được, rồi lát sau mới hỏi lại.
    • 恐れ入りますが、もう一度会社名をお伺いしてもよろしいでしょうか?
      • Osore irimasuga, mōichido kaishamei o o ukagai shite mo yoroshī deshou ka
  • Nếu để người gọi đợi quá 30 s thì nên nói:
    • お待たせして申し訳ございません。お調べするのにお時間がかかりそうですので
      • O mata se shite mōshiwakegozaimasen. O shirabe suru no ni o jikan ga kakari-sōdesunode
    • ただいま〇〇が別の電話に出ておりますため、おかけ直しをしてもよろしいでしょうか
      • Tadaima (tên người được chỉ định) ga betsu no denwa ni dete orimasu tame, okake naoshi o shite mo yoroshīdeshou ka
  • Thời gian để đối phương đợi chỉ nên từ 30 s- 1 phút. Nếu quá thời gian này nên xin phép gọi lại.
  • Trường hợp bấm nhầm nút tắt máy thay vì bấm nút chuyển cuộc gọi thì gọi lại cho đối phương và nói:
    • 大変申し訳ございませんでした。こちらの手違いで切れてしまいました
      • Taihen mōshiwake gozaimasen deshita. Kochira no techigai de kirete shimaimashita.

5.Trường hợp người được chỉ định vắng mặt thì phải nói rõ lí do và thời gian quay lại

6.Trả lời nội dung bị hỏi (nếu biết):

** Lưu ý:

  • Về cách ghi lại lời nhắn (伝言) thì có những công ty phát sẵn mẫu ghi lời nhắn.
  • Nếu những công ty không có thì ghi lại lời nhắn với cú pháp 5 W 3 H
    • 5 W:
      • Who: Tên người gọi, tên công ty của người gọi. Nên ghi lại khi vừa nghe họ xưng tên và công ty.
      • What: Người gọi muốn nói về việc gì? Lời nhắn là gì? Thông tin liên lạc (Số điện thoại, địa chỉ mail, …)
      • Why: Tại sao lại gọi?
      • When: Muốn gửi mail, gọi lại lúc mấy giờ, ngày nào?
      • Where: Ở công ty nào? Hành động trong what thực hiện ở đâu?
    • 3 H:
      • How: Muốn gửi mail hay gọi lại?
      • How much: mức độ nghiêm trọng của sực việc
      • How many: số lượng

7. Chào lần cuối rồi cúp máy:

** Lưu ý:

  • Nên nhắc lại tên mình lần cuối trước khi tắt máy để người gọi biết bạn là ai.
  • Nên để đối phương tắt máy trước, nghe tút tút rồi bạn hãy dập máy.
  • Trường hợp nếu bạn phải dập máy trước thì làm 1 cách nhẹ nhàng nhất có thể.

8. Lời bình:

Nên thuộc nằm lòng những từ đệm, kính ngữ thường dùng để cách nói chuyện mềm mại, tế nhị.

Khi nói chuyện điện thoại nên ngồi thẳng lưng, giọng tươi vui vì đối phương nghe giọng có thể cảm nhận được sự nhiệt tình, kính ý hay hời hợt, uể oải

Nếu bạn hồi hộp khi nghe điện thoại thì cố gắng tự luyên 1 mình thật nhuần nhuyễn để tự tin hơn. Khi tự tin bạn sẽ bớt hồi hộp và giảm sai sót.

Chúc bạn nối máy thật chuyên nghiệp

********

Bài viết do Miikochan viết và thuộc bản quyền của trang “miikochan.blog

Vui lòng đừng sao chép, reup hay chỉnh sửa sơ nội dung để post lại trên trang của bạn.

Vui lòng ghi nguồn “miikochan.blog” khi trích vào tài liệu, báo cáo, trang … của bạn

********

Xin cảm ơn

Miikochan

25.5.2020

Các bài giúp nâng cao kĩ năng văn phòng khác:

  1. Từ đệm
  2. Sách nâng cao kĩ năng văn phòng
  3. 5 từ điển mạng nên dùng
  4. Nguyên tắc khi HỎI ai 1 cái gì đó
  5. 3 ĐỪNG khi giao tiếp với người Nhật 
  6. 5 DẠNG CÂU HỎI KINH ĐIỂN TRONG PHỎNG VẤN

Các bài nâng cao kĩ năng biên- phiên dịch:

  1. Luyện dịch tiếng Nhật văn phòng cùng Miikochan
  2. 5 bước CHI TIẾT để dịch 1 văn bản
  3. 4 kiến thức cần có của người biên- phiên dịch

Các bài nâng cao kiến thức ngôn ngữ:

  1. 5 bí quyết luyện NÓI tiếng Nhật
  2. 5 bí kíp VÀNG để giỏi ĐỌC HIỂU
  3. 20 chữ VÀNG để nói tiếng Nhật TỰ NHIÊN
  4. 5 TÍNH CÁCH cần có để GIỎI tiếng Nhật
  5. 5 bí kíp NHỚ DAI từ vựng

Xem các bài về review khác:

  1. 3 App đọc sách
  2. 5 kênh Youtube nên xem
  3. 5 từ điển mạng nên dùng
  4. 8 trang facebook chính thống nên theo dõi
  5. 10 sách kĩ năng nên đọc

Đăng bởi miikochan88888

Mùa hoa rơi em một mình đứng đó Nén đau thương chết lặng nhớ về anh